Přehled schránek na dokumenty: typy, ceny, výhody a nevýhody

Krabice na dokumenty pomáhají vyřešit několik problémů najednou. Umožňují vám ušetřit místo v místnosti – objemné stohy papírů nebudou zabírat místo na vašem pracovním stole ani ve skříni.

Potřebné dokumenty lze snadno najít ve speciálně určeném a označeném úložném prostoru. To šetří čas a řeší problém s chaoticky rozházenými listy papíru.

Zbývá jen zvolit požadovaný typ schránky pro uložení dokumentů.

Proč a pro jaké účely jsou potřeba?

Krabice na ukládání dokumentů provádět několik funkcí najednou:

• uspořádání pohodlného archivačního systému - potřebné dokumenty najdete co nejrychleji;
• úspora místa - díky své kompaktnosti zabírají boxy minimální prostor;
• ochrana papírů před mechanickým poškozením, prachem a slunečním zářením;
• pomoc při přepravě dokumentů z jednoho místa na druhé, například při stěhování kanceláře.

Výhody a nevýhody

Krabice pro skladování papírů mají zjevné významné výhody:

1. Kompaktnost. Krabice lze umístit na polici do řady, skládat je na sebe a některé odrůdy lze sestavit do úhledné struktury.
2. Snadnost použití. Označené úložné boxy eliminují nutnost chaoticky hledat potřebné dokumenty.

   Na přání si můžete objednat krabici jednotlivých velikostí, aby vyhovovaly potřebám prostor.

   Tato úložiště lze instalovat vodorovně nebo svisle – potřebné papíry je vhodné získat z jakékoli pozice.

3. Trvanlivost a spolehlivost. Speciální konstrukce uložení papíru neumožňuje jejich deformaci pod tíhou jiných krabic.

Druhy

Nejčastějšími úložnými prostory pro dokumenty jsou archivní krabice a kovové krabice se zámkem.

Archivní krabice

Různé designem a tvarem. Klasická archivní krabice je vyrobena z vazebního kartonu. Má prohlubně pro ruce, takže se tento úložný prostor pohodlně nosí. Některé mají speciální označení pro soupis papírů uložených uvnitř.

Při výrobě archivních krabic se používá i plastový nebo vinylový nátěr imitující kůži. Odrůdy těchto produktů se mohou lišit v závislosti na typu papírů v nich uložených. Existují takové krabice:

1. Vertikální. Tyto samostatně smontované krabice jsou vyrobeny z vlnité lepenky s přídavkem plastu nebo vinylvinylu. Ukládají dokumenty velikosti A4 ve svislé poloze. Tento typ archivačních krabic se obvykle nazývá malý. Jsou vybaveny odklápěcím víkem, zavazovačkami nebo suchým zipem.
2. Horizontální. Univerzální box, který se hodí téměř do každé kanceláře nebo archivu. Můžete do něj umístit nejen papíry, ale i jakékoli další věci, například kancelářské potřeby. Tyto úložné jednotky jsou vybaveny štěrbinami pro úchyty a víko může být odnímatelné nebo odklápěcí.
3. Trubka. Válcová krabice sloužící k umístění důležitých papírů svinutých do ruličky.Trubky se používají k přepravě a ukládání skic nebo výkresů.

Železná nádoba

Toto zařízení je jakýmsi trezorem na dokumenty. Usnadňuje ukládání důležitých dokumentů v kanceláři i doma.

Železné klenby se dodávají v různých velikostech: od miniaturních boxů až po plnohodnotné skříňky s několika policemi.

Všechny jsou ale vybaveny speciálním zámkem, který chrání obsah trezoru před zvědavými pohledy.

Doplňkové systémy

Tato zařízení lze jen stěží nazvat plnohodnotnými boxy, ale často se používají také jako úložiště dokumentů.

Pořadatelské stojany

Jeden z nejjednodušších a cenově nejvýhodnějších způsobů, jak uložit důležité papíry doma i v kanceláři.. Stojany organizéru jsou vhodné pro plnění otevřených polic i uzavřených skříněk. Plusy: otevřená část úložiště - snadno uvidíte složku s papíry, které potřebujete. Na organizér můžete nalepit i visačku.

Korespondenční podnosy

Tento úhledný doplněk pro uložení aktuální korespondence a papírů skvěle zapadne do interiéru vašeho domova nebo kanceláře. Na stole nebo otevřených policích vypadá organicky.

Složky souborů

Mohou obsahovat dokumenty různého obsahu a formátů. Složky souborů poskytují rychlý přístup k obsahu. Taková úložiště jsou velmi vhodná pro údržbu klientské databáze a vytváření souborů karet.

Existují dva hlavní typy složek souborů:

1. Pro prezentaci. Vypadají velmi reprezentativně, vyrobené z vysoce kvalitní kůže nebo plastu. Používají se v procesu prezentace produktů nebo obchodních jednání.
2. Registrátoři. Vyrobeno z plastu nebo velmi silné lepenky. Tyto složky slouží k přímému ukládání dokumentů.

Náklady na produkty

Ceny za ukládání dokumentů se liší podle typu produktu:

• podnosy pro korespondenci - 500-1 500 rublů;
• složky souborů - 50-200 rublů;
• stojany na organizéry - 100-200 rublů, záznamníky, 300-500 - složky pro prezentace;
• archivní krabice - 50-500 rublů;
• kovové trezory - 5 000-20 000 rublů.

Doporučení pro výběr

Před zakoupením tohoto nebo toho zařízení pro ukládání důležitých dokumentů je užitečné zvážit několik bodů:

1. Materiál produktu. Karton, kov, plast nebo železo - typ úložiště je vhodné zvolit pro konkrétní interiér místnosti.
2. Frekvence pohybu dokumentů. Pokud je třeba papíry uložené v krabici nebo organizéru často vyndavat, je lepší pořídit si lehký výrobek. Postačí stojánek na organizér, pořadač nebo malá archivní krabička z plastu nebo kartonu. Velké archivní boxy nebo kovové trezory jsou vhodné pro uložení archiválií a jiné dokumentace, která nevyžaduje časté nahlížení.
3. Objem uložených dokumentů. Pro uložení aktuální korespondence a papírů, které jsou následně zničeny, stačí pořídit víceúrovňový zásobník. Stojan organizéru a pořadač jsou vhodné pro ukládání dokumentů, ale tato zařízení jich pojmou jen určitý počet. Archivní krabice a železné krabice s více policemi jsou vhodné pro uložení velkého objemu papírů.
4. Důvěrnost. Cenné papíry, které může vidět pouze jejich majitel nebo šéf firmy, je nejlepší uložit do trezoru nebo pouzdra se zámkem.Pro dokumenty, které jsou volně přístupné, jsou vhodné všechny ostatní typy úložiště.

Jak jej lze použít?

Hlavní funkcí těchto produktů je organizace a přeprava dokumentů. Ale mohou být použity pro jiné účely, než je jejich zamýšlený účel, pro ukládání a přesun následujících položek:

• kanceláře;
• čtené časopisy nebo knihy;
• dětské hračky;
• sezónní oblečení.

Video k tématu článku

Jak si vyrobit organizér pro ukládání dokumentů vlastníma rukama, video instrukce:

Závěr

Krabice na dokumenty jsou praktickým zařízením pro organizaci důležitých dokumentů doma i v kanceláři. Existuje mnoho typů takového úložiště – od stojanu na organizér až po masivní železný trezor se zámkem. Při výběru krabice se musíte zaměřit na objem uložených papírů, hmotnost produktu a dobu skladování obsahu.